La organización de un evento requiere elevadas dosis de orden y paciencia. Las empresas tienden a dejar la planificación de las grandes conferencias en manos de profesionales, pero en el caso de reuniones y eventos más reducidos, a menudo son los propios empleados los que tienen que desempeñar la función de planificadores de eventos.
Para facilitar la organización de estos actos, Amadeus y HRS Global Hotel Solutions (HRS) anuncian la integración de la solución meetago de HRS de gestión de pequeños eventos con Amadeus cytric Travel & Expense.
Este acuerdo supone la ampliación de una arraigada colaboración para la distribución de la oferta hotelera de HRS disponible en el canal de distribución de Amadeus.
La integración de las prestaciones de meetago de HRS en Amadeus cytric Travel & Expense resuelve una necesidad que ha estado presente durante décadas: centralizar y gestionar el gasto derivado de las pequeñas reuniones y racionalizar el proceso utilizado para solicitar y reservar espacios y habitaciones para estos encuentros.
A partir de ahora, los usuarios de Amadeus cytric Travel & Expense podrán canalizar los pequeños eventos y sus viajes asociados a través de una única herramienta, lo que ayuda a consolidar los programas de tanto los viajes como las propias reuniones. La automatización ayuda a incrementar los niveles de información, ahorro y transparencia en todos los eslabones de la cadena del programa hotelero.
Los empleados también pueden organizar pequeñas reuniones en cualquiera de los hoteles de HRS directamente a través de Amadeus cytric Travel & Expense. Con tan sólo un clic, el organizador puede realizar una solicitud de propuesta (RFP, por sus siglas en inglés), indicando el número de asistentes, los requisitos de alojamiento y la sala de reunión necesaria, además de servicios complementarios (como pizarras, alimentos y bebidas), y enviarla a varios hoteles.
Desde el punto de vista de los establecimientos, los hoteleros podrán automatizar sus respuestas a las solicitudes RFP gracias a la próxima integración de Group & Event de Amadeus, también conocida como MeetingBroker, con la solución meetago de HRS. Así, las solicitudes reciben una rápida respuesta y el hotel almacena todos los detalles del acto y de los invitados en un único sistema.
Entre las principales ventajas de esta integración, destacan:
_ La completa automatización del proceso de reserva y gestión de gastos de pequeños eventos. El planificador del evento, los asistentes que se desplacen y el hotelero se benefician del uso de una tecnología integrada que minimiza el papeleo, las llamadas y la presentación de informes de forma manual.
_ El acceso a una extensa oferta hotelera. El amplio contenido de viajes de Amadeus, que incluye la cartera de 350.000 hoteles de HRS, está disponible a través de la solución Amadeus cytric Travel & Expense, ofreciendo así un gran abanico de opciones a organizadores y viajeros. Las empresas también se benefician de las tarifas negociadas y descuentos, como las del selecto M&G Club de HRS.
_ Una visión más detallada para impulsar el ahorro de costes y el cumplimiento de la política corporativa vinculada. Todos los detalles de los eventos y los viajes se engloban en un itinerario consolidado, lo que se traduce en un mayor control sobre el coste total del evento. Con una herramienta integrada de gestión de gastos y soluciones de pago digital, los procesos automatizados de contabilidad y autorización mejoran el cumplimiento de las políticas corporativas.
_ Fomentar viajes de negocios más inteligentes para viajeros en tránsito. Ahora que las reservas de pequeños eventos están disponibles en la plataforma, los viajeros pueden ver los detalles de los mismos mientras navegan a través de la app cytric Mobile Companion. Esta app para móviles también conlleva la existencia de una línea directa de comunicación con los asistentes a la reunión para prestar apoyo tanto en tiempo real como durante posibles contratiempos.
